Bật mí một số cách in vừa khít trang giấy trong excel đơn giản

Trong quá trình sử dụng phần mềm excel, không ít bạn băn khoăn và tìm cách khắc phục tình trạng in excel với kích thước quá khổ trên giấy a4. Điều này đôi khi khiến bạn mất thời gian trong việc căn chỉnh lại và mất tính thẩm mỹ cho văn bản. Hiểu được điều này, bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn cách in vừa khít trang giấy trong excel với những thao tác đơn giản và nhanh chóng nhất.

Cách in vừa khít trang giấy trong excel – chuyển dọc sang in ngang

Cách in vừa khít trang giấy trong excel đầu tiên mà được nhiều người sử dụng nhất đó là chuyển từ việc in dọc sang phần in ngang. Thông thường, bạn sẽ thấy các văn bản đều được mặc định ở chế độ in học còn bảng tính của Excel lại ở trong chế độ in ngang.

Dựa vào chính yếu tố này, bạn có thể lựa chọn in bảng tính Excel trên giấy A4 bằng việc lựa chọn chế độ in ngang. Có thể thấy chế độ này sẽ là một trong những phương pháp có thể khắc phục được các tình trạng trên một cách nhanh chóng nhất. Vậy, cách chuyển này được tiến hành như thế nào?

Trước hết, để có thể chuyển đổi từ chế độ in dọc sang in ngang, bạn chỉ cần nhấn vào Page Layout và tìm đến tùy chọn Orientation và di chuyển chuột sang Portrait sang Landscape là được. Thao tác này sẽ giúp bạn chuyển việc hiển thị và in văn bản dọc sang văn bản ngang của Excel trên 1 trang giấy A4 một cách đơn giản nhất.

Xóa bớt những cột không cần thiết

Xóa bớt những cột không cần thiết

Thật là đáng tiếc nếu bạn bỏ qua cách xóa bớt những cột không cần thiết để việc in được dễ hơn. Một điều dễ thấy là khi có quá nhiều cột trong một trang tính và để in in Excel trên 1 trang giấy A4 là rất khó. Do đó, bạn có thể ẩn hoặc xóa dữ liệu các cột đó đi để việc in Excel trên 1 trang giấy A4 được diễn ra dễ dàng hơn.

Một trong những mẹo mà bạn nên biết trong khi sử dụng thao tác này đó chính là nên dùng lệnh Delete khi mà bạn quyết định xóa đi những cột không cần thiết. Đồng thời, cũng không ảnh hưởng đến bất cứ công thức tính toán nào nếu có.

Thao tác để xóa và ẩn đi các cột này cũng khá đơn giản và dễ dàng, bạn chỉ cần nhấp chuột vào một cột bất kỳ mà bạn đang có ý định xóa đi. Sau đó, bạn hãy bấm phím Delete để xóa cột đó đi. Hoặc cũng có thể lựa chọn Hide để có thể ẩn cột đó đi. Tuy nhiên, bạn cũng đừng quên phải xem là bảng tính này đã có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 được chưa bạn nhé!

Sử dụng cách ngắt trang trong  Excel

Chính nhờ tính năng ngắt trang Page Break mà trang tính sẽ tự động giúp những file báo cáo Excel có nội dung dài ngắt thành nhiều phần. Có thể là hai hoặc nhiều hơn nữa tùy theo độ dài của trang tính.

Tất nhiên, chính nhờ điều này mà việc in ấn của bạn cũng được diễn ra thuận lợi hơn. Việc sử dụng tính năng Page Break này cũng khá dễ dàng. Để có thể kích hoạt và sử dụng tính năng Page Break, bạn hãy lựa chọn phần Page Layout và chọn tiếp Breaks. Tiếp theo, bạn  chọn tiếp Insert page Break. Cuối cùng hãy chờ đợi và để hệ thống của Excel phân chia ra bạn nhé!

Lựa chọn khu vực mà bạn cần in trên  Excel

Thay vì việc in quá nhiều thông tin trên bản tính của bạn trên giấy a4 khiến nội dung không đủ và mất tính thẩm mỹ thì bạn có thể lựa chọn khu vực mà bạn cần in mà thôi. Để lựa chọn được đúng khu vực mà bạn lựa chọn, bạn nên vào phần Page Layout rồi hãy chọn Print Area . Kế đến, bạn nên nhấn vào Set Print Area.

Tuy nhiên, khi thực hiện thao tác này, bạn nên nhớ phải bôi đen khu vực mà bạn muốn sử dụng tính năng Print Area. Lúc này, chúng mới có thể đưa ra kết quả mà bạn đang chờ đợi  và in Excel trên 1 trang giấy A4 một cách tốt nhất.

Chỉnh lại trang lề của giấy

Có nhiều bạn nghĩ rằng để in vừa khít trang giấy trong excel sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian và công sức. Với cách chỉnh lại trang giấy sẽ giúp bạn khắc phục được điều này một cách nhanh chóng nhất.

Bạn có thể thấy đối với các giao diện Excel đều có một phần dư nhất định. Lúc này bạn có thể tận dụng và tiến hành chỉnh trong phần Margins của tùy chọn Page Setup. Tại đây, bạn có thể thiết lập lại thông qua việc căn chỉnh lại lề phải hay lề trái một cách nhanh chóng.

Chỉnh sửa lại kích thước của bảng

Lại là một tính năng đặc biệt giúp bạn có thể in vừa khít trang giấy a4 đó chính là chỉnh sửa lại kích thước của bảng tính. Thao tác này có khá ít người biết đến mặc dù chúng cũng tương đối đơn giản. Tính năng thiết lập này có trong tùy chọn trong Page Setup nằm tại mục Page.

Khi bạn đã chọn vào tùy chọn này hãy tiếp tục nhấn chọn vào mục Fit to. Kế đến, việc của bạn là nhập tiếp số vào mục page wide by và tall này.

Các bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết trong video dưới đây

Trong trường hợp mà bạn muốn  in bảng tính với kích thước của chúng nằm đủ chiều rộng của trang. Bạn hãy nhập 1  tại page wide  và 0 tại tall nhập số 0. Chính thao tác này đã giúp người dùng có thể in Excel trên 1 trang giấy A4 vừa khít nhanh chóng nhất đấy!

Các bước làm này không chỉ đơn thuần có thể giúp bạn in được vừa vặn trang giấy a4 còn giúp bạn căn lề chuẩn hơn khi sử dụng thành thạo các thao tác này. Chắc hẳn chỉ trong thời gian ngắn, bạn đã có thể căn lề Excel chuẩn và nhanh hơn.

Có thể thấy cách in vừa khít trang giấy trong excel không còn là vấn đề nan giải nếu bạn bỏ túi những kinh nghiệm trên. Hy vọng với bài viết này, bạn sẽ sử dụng  excel thêm thành thạo để tiết kiệm được thời gian và giúp công việc thêm hiệu quả hơn. Đồng thời, bỏ túi được thêm một vài vấn đề đến in ấn trên trang A4 bạn nhé!